“Hết hàng” là một trong những vấn đề nghiêm trọng của chuỗi cung ứng bán lẻ ngày nay. Theo Steve Simmerman, phó chủ tịch phát triển kinh doanh và marketing của công ty cung cấp dịch vụ Swisslog, khách hàng của công ty là những công ty bán lẻ xem việc không rơi vào tình trạng hết hàng là vấn đề ưu tiên số một vì nếu sản phẩm không còn để bán trên kệ bán hàng thì khách của cửa hàng sẽ mua sản phẩm đó ở chỗ khác.

Thực tế, đã nhiều dự án chuỗi cung ứng đang thực hiện bởi các nhà bán lẻ hàng đầu để tránh khỏi tình trạng này. Một trong những giải pháp cho vấn đề này là sử dụng RFID. Ông David Landau, giám đốc giải pháp bán lẻ của công ty Manhattan Associates nói rằng “Những khách hàng bán lẻ của công ty cho biết giá trị lớn nhất mà họ kỳ vọng từ việc sử dụng RFID không phải là để biết sản phẩm đã đến cửa hàng chưa và được bán chưa mà chính là việc sử dụng RFID cho biết sản phẩm đã được chuyển đến từ một nơi đến cửa hàng vào thời điểm đã xác định.” Đó là bởi vì đây là cách thức đơn giản nhất để cải thiện doanh số cho những hàng hóa khi loại bỏ tình trạnh hết hàng và là cách thức dễ dàng nhất để tăng lợi nhuận nhằm giảm số lần giảm giá do xác định sai dẫn đến hàng hóa tồn kho quá nhiều. Để thực hiện điều này, các hệ thống thực hiện chuỗi cung ứng trước đây được triển khai tại các trung tâm phân phối và các kho hàng hiện nay đang được triển khai ra khỏi phạm vi của các khu vực và vươn ra đến tận kệ bán hàng tại cửa hàng. Ông Robert Garf, giám đốc của tổ chức nghiên cứu AMR về mảng bán lẻ, nói “Những nhà bán lẻ đang rất cố gắng kết nối những hoạt động tương tác với khách hàng trong toàn bộ chuỗi để tăng doanh số. Việc này bao gồm kết hợp mọi thứ lại với nhau từ những hoạt động buôn bán đến những hoạt động tại các trung tâm phân phối.”

Chiến lược mới

Đó chính là sự thay đổi mối liên hệ giữa các trung tâm phân phối và cửa hàng. Phó chủ tịch kinh doanh hãng Aldata, ông Bruce Bowen, cho rằng trước đây kho và cửa hàng độc lập với nhau thì hiện nay các trung tâm phân phối sẽ được yêu cầu đáp ứng nhu cầu của cửa hàng. Cách thức xưa khi cần đáp ứng nhu cầu là các nhà bán lẻ sẽ bổ sung hàng hóa vào kho dựa trên việc xác định trước mức cần đặt hàng sau khi hàng hóa tồn kho đã được xuất ra khỏi kho (xem sơ đồ). Bowen nói, “Những gì bạn thực sự cần là nhập những mặt hàng để khi cửa hàng cần cho khuyến mãi, hoạt động thời vụ và để bán. Các nhà bán lẻ đang cố gắng đạt đến mức độ khi nhu cầu khách hàng tại cửa hàng thúc đẩy các hoạt động bổ sung hàng hóa tại kho”.

Đầu tư vào các trung tâm phân phối trong những năm trước đây cũng đạt được những kết quả đáng khích lệ. Các trung tâm phân phối tốt nhất sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) thường hoạt động với tỷ lệ hoàn thành đơn hàng và tỷ lệ chính xác đạt 99%. Tuy nhiên một vấn đề phát sinh là sản phẩm không đến được cửa hàng đúng lúc hoặc bị thiếu. Ông Eric Peters, giám đốc điều hành công ty True Demand nói, “Tỷ lệ hết hàng tồn kho chiếm khoảng 8% nhưng tỷ lệ này đã không cải thiện trong hơn 10 năm qua. Điều này có nghĩa nếu một nhà nhà bán lẻ lớn có 100.000 mặt hàng tồn kho khác nhau thì sẽ thiếu mỗi ngày 8.000 mặt hàng này.”

Như vậy cho đến thời điểm hiện nay hoạt động của các trung tâm phân phối cho thấy khả năng tối đa khi đáp ứng những mong muốn của nhà bán lẻ. Ông Peters nhận xét, “Những gì chúng ta cần hiện nay không phải là những hệ thống quản lý kho tốt hơn mà chính là việc nhìn nhận chính xác hơn về nhu cầu thực tế, về việc sử dụng dữ liệu tại những đơn vị kinh doanh, dữ liệu RFID và dữ liệu mã vạch, những dấu hiệu di chuyển trong trung tâm phân phối và những yếu tố ngoại tác như khuyến mãi, thời vụ.”

Sơ đồ:-

Hệ thống cũ: Chuỗi cung ứng theo yêu cầu của trung tâm phân phối

Nhà máy sản xuất
Trung tâm phân phối
Nhà kho
Ngày nay, trung tâm phân phối chứ không phải cửa hàng, là trung tâm của chuỗi cung ứng. Tồn kho được bổ sung trong trung tâm phân phối khi các mặt hàng trong trung tâm xuống tới mức tồn kho tối thiểu. Hệ thống quản lý kho không nhận ra tồn kho khi sản phẩm rời khỏi kho để chuyển đến cửa hàng.

- Hệ thống mới: Chuỗi cung ứng theo nhu cầu

Nhà máy sản xuất
Trung tâm phân phối
Nhà kho

Trong chuỗi cung ứng này cửa hàng là trung tâm của chuỗi cung ứng. Kế hoạch sản xuất, phân phối, vận chuyển được thực hiện để hỗ trợ nhu cầu của cửa hàng. Tồn kho được bổ sung tại trung tâm phân phối dựa trên hoạt động tại cửa hàng bao gồm doanh số hiện tại, đợt khuyến mãi sắp triển khai, hàng hóa thời vụ.

Mục đích là để có được nhiều thông tin tại cửa hàng và sử dụng những thông tin này để tính toán kế hoạch bổ sung hàng tồn kho. Kế hoạch này có thể tính đến những thông tin khuyến mãi và giá cả cũng như mức tồn kho hiện có tại cửa hàng và trung tâm phân phối. Kế hoạch này cũng bao gồm khả năng xác định được hàng hóa trong vận chuyển từ nhà máy sản xuất hoặc từ trung tâm phân phối đến cửa hàng.

Ron Riggin, phó chủ tịch công nghệ của hãng RedPrairie nói “Chúng ta đã có tất cả những thông tin này trong nhiều năm nhưng những gì chúng ta không có là những công cụ để kết hợp những thông tin này và sau đó triển khai thực hiện.” Cũng theo Riggin, cửa hàng chứ không phải kho hàng sẽ là trọng tâm sau này của chuỗi cung ứng. Ông nói “Nếu tôi có một hệ thống quản lý kho rồi thì tối ưu hóa trung tâm phân phối sẽ có những tiến bộ. Nhưng nếu tôi có thể sử dụng thông tin nhu cầu khách hàng từ cửa hàng để xác định mức độ tồn kho và chia sẻ thông tin này với các nhà cung cấp thì tôi có thể thậm chí không cần trung tâm phân phối.”

Nhu cầu khách hàng

Theo Simmerman của hãng Swisslog thì ý tưởng phía sau mạng lưới hoạt động theo nhu cầu rất đơn giản. Khi chúng ta mua một hộp kem đánh răng, bộ phận bán hàng tạo ra một tín hiệu nhu cầu và phát sinh việc bổ sung hộp kem đánh răng trong kho. Đây là miêu tả mang tính lý thuyết. Trong thực tế, nghiên cứu AMR cho thấy rằng thời gian tín hiệu kinh doanh từ cửa hàng đến một hệ thống khác thường mất ít nhất là hai tuần lễ. Ông Garf của AMR nói rằng “Để có được hệ thống hoạt động theo nhu cầu thì các nhà bán lẻ cần phải phá vỡ bức tường giữa cửa hàng, trung tâm phân phối và nhà sản xuất.” Không chỉ nhà bán lẻ cần thông tin từ cửa hàng mà nhà sản xuất cũng cần khi xác định số lượng, sản phẩm cần sản xuất tại nhà máy. Ông Peters nói, “Trong 18 tháng trước đây, hầu hết các nhà sản xuất coi các nhà bán lẻ là khách hàng của họ, nhưng hiện nay người tiêu dùng cũng được các nhà sản xuất xác định quan trọng như nhà bán lẻ. Vào cuối mỗi ngày các hãng sản xuất muốn biết nhu cầu thực tế của sản phẩm của họ tại ngay trên kệ của cửa hàng bán lẻ.”

Thực thi kế hoạch

Một khi nhà bán lẻ có được nhu cầu tại thời điểm thực tế, tất cả các bộ phận trong hệ thống thực thi chuỗi cung ứng tổng thể sẽ tham gia dựa trên loại chuỗi cung ứng mà nhà bán lẻ mong muốn khai thác. Theo Landau của hãng Manhattan, chất lượng, chi phí, dịch vụ là ba yếu tố chính của chuỗi cung ứng. Nhà bán lẻ phải xác định yếu tố nào mà nhà bán lẻ phải dựa vào. Khi kết hợp những giải pháp, nhà bán lẻ có thể cân đối chi phí tồn kho, chi phí thực hiện đơn hàng, chi phí vận chuyển để đáp ứng chiến lược của nhà bán lẻ. Bước tiếp theo là sử dụng những hệ thống để kết nối với những hoạt động trong cửa hàng. Ví dụ, nhân viên kinh doanh bia rượu khi ghé thăm một cửa hàng có thể nhận thấy một loại rượu cụ thể đang bán chạy và nhà bán lẻ sẵn sàng cung cấp thêm chỗ bán hàng cho sản phẩm này. Hiện nay, những thông tin như vậy không dễ dàng có được cho đến khi nhân viên kinh doanh trở về văn phòng.

Ông Joe Blauert, giám đốc khai thác của hãng HighJump Software nói rằng “Với công cụ là phần mềm tích hợp, nhân viên kinh doanh này có thể truy cập vào hệ thống quản lý kho và xem xét lượng hàng tồn kho trong khi anh ta có mặt tại cửa hàng. Nếu tồn kho về mặt hàng đó sẵn có, anh ta không chỉ yêu cầu cung cấp thêm loại mặt hàng này mà còn thể tạo một yêu cầu trong hệ thống quản lý kho để loại hàng này được lấy ra và đóng gói cũng như vận chuyển đến cửa hàng.” Theo Riggin, thông tin biết được loại mặt hàng nào cần phải xuất từ kho và loại nào đang bán được tại cửa hàng cũng có thể được sử dụng để cân đối cung cầu lao động tại trung tâm phân phối và cửa hàng. Vào cuối mỗi ngày, nhu cầu của người tiêu dùng được sử dụng để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho tại cửa hàng và tối ưu hóa lao động, tồn kho chung, kho chứa hàng, vận chuyển.

Chuyển sang chuỗi cung ứng mới hoạt động theo nhu cầu sẽ mất nhiều thời gian nhưng hiện nay đã có những công cụ để thực hiện việc chuyển đổi này. Ông Riggin nói, “Việc thực hiện này không thể xảy ra nhanh chóng, nhưng nếu mọi người bắt đầu nghĩ về những gì đang xảy ra với khách hàng của khách hàng của mình và làm thế nào họ có thể giúp cho nhà cung cấp của nhà cung cấp của họ thì cuối cùng họ sẽ đạt được lợi ích..”

Tigana Nguyễn Hoàng Dũng lược dịch